Vivasoft Limited

Descripción

PiHR se desarrolló como una plataforma de RR. HH. y nóminas en la nube para sustituir los procesos manuales y basados en hojas de cálculo por un sistema centralizado. La plataforma integró el control horario, la planificación de turnos, la gestión de vacaciones, el cálculo de nóminas y salarios, el cálculo de impuestos y la gestión de expedientes de personal en una única solución. Al centralizar los datos de RR. HH. y nóminas, dejó de ser necesario trabajar con hojas de cálculo independientes y se redujo considerablemente la duplicación de datos en los flujos de trabajo de RR. HH.

El cálculo automatizado de salarios y nóminas aportó mayor coherencia y redujo el tiempo de gestión. Además, los paneles preconfigurados ofrecían en todo momento una visión general en tiempo real de los datos de control horario, el estado de las vacaciones, la información de nóminas y la actividad de la plantilla. Así, el sistema proporcionó una base estructurada y escalable para gestionar eficazmente los procesos de RR. HH. en organizaciones de distintos tamaños.

Reto

• Los procesos manuales de control de presencia y gestión de nóminas eran lentos y propensos a errores.
• Faltaban visibilidad en tiempo real e informes útiles sobre los indicadores de RR. HH., la asistencia, la carga de trabajo y el estado de las nóminas.
• El tratamiento de datos sensibles de la plantilla en varios dispositivos entrañaba riesgos de seguridad, coherencia y cumplimiento normativo.
• Era difícil planificar turnos, horas extra, vacaciones y gastos para una plantilla diversa y repartida en varias sedes.

Solución

• Se implementó un sistema de control horario en la nube, con opciones biométricas, reconocimiento facial y registro manual, y se desarrolló un motor automatizado de nóminas que calcula los salarios, gestiona impuestos y complementos, tiene en cuenta las bonificaciones y genera nóminas y recibos salariales.
• Se crearon paneles en tiempo real con resúmenes de asistencia, historial de vacaciones, análisis por sede e informes detallados, disponibles desde la web y la aplicación móvil para que responsables y empleados pudieran consultar la información al instante.
• Se incorporaron mecanismos de autenticación segura, como controles al cambiar de dispositivo, filtrado de IP, cifrado, acceso basado en roles y almacenamiento en la nube, para proteger los datos sensibles y garantizar procesos coherentes.
• Se añadieron herramientas de planificación de turnos, configuración de cuadrantes, gestión de vacaciones, seguimiento de gastos y control horario, sincronizadas con las nóminas, para que los equipos de RR. HH. puedan gestionar eficazmente distintos horarios y procesos.

Resultados

• Hasta un 60 % menos de tiempo dedicado a los procesos manuales de RR. HH. y gestión de nóminas.
• Eliminación total de la duplicación de datos entre los equipos de RR. HH. y nóminas.
• Gestión más rápida de las nóminas y pago puntual y fiable de los salarios.
• Mayor visibilidad de los datos de RR. HH. para tomar mejores decisiones.
• Mayor seguridad de los datos y un nivel de cumplimiento normativo más alto.