Enaviya Information Technologies Pvt. Ltd.

Descripción

Enaviya desarrolló un portal centralizado de servicios empresariales para resolver los retos de la empresa. Antes, la empresa intercambiaba documentos por correo electrónico, lo que provocaba retrasos a la hora de localizar, recibir y consultar la información necesaria. Gracias al portal de servicios para plataformas empresariales, diseñado a medida, ahora las empresas pueden almacenar, compartir y aprobar documentos desde una única plataforma digital.

A través del portal digital, los empleados pueden almacenar sus archivos de forma organizada y definir claramente cómo se comparten, dónde se aprueban y con qué rapidez deben revisarse. El proceso de aprobación automatizado agiliza el flujo de documentos, sin que los empleados tengan que enviar un correo cada vez. Así, los equipos pueden colaborar fácilmente y mantenerse en contacto, lo que ofrece a la empresa mayores oportunidades de crecimiento.

Reto

• Documentos desorganizados: Los documentos se guardaban en distintas carpetas, sin una estructura adecuada. Esto dificultaba su gestión y el acceso rápido a ellos.
• : No había coordinación entre los empleados. Esto provocaba retrasos, solapamientos y problemas de comunicación.
• Aprobadores y revisores sin definir: No había un proceso de aprobación establecido, lo que generaba confusión y alargaba la toma de decisiones.
• Sin notificaciones en tiempo real: Los empleados no recibían avisos inmediatos sobre las aprobaciones o las acciones que debían realizar, lo que retrasaba la finalización de ambas tareas.

Solución

Enaviya desarrolló una aplicación fácil de usar que permite organizar eficazmente los documentos en carpetas adecuadas, así como gestionar su carga y los permisos de acceso de los usuarios según sus roles.

Principales características de la solución

• Almacenamiento centralizado de documentos con acceso controlado
• Asignación de aprobadores y revisores en función del rol del usuario
• Notificaciones inmediatas de todas las aprobaciones y actualizaciones
• Registro completo de todas las aprobaciones y decisiones
• Aplicación web sencilla, clara y fácil de usar
• Permite realizar fácilmente el seguimiento de cada documento.

Resultados

El portal de servicios empresariales ofrece un servicio excelente a la empresa, ya que mejora la eficiencia con la que sus empleados gestionan, comparten y aprueban documentos.

• Gestión documental avanzada: Los documentos se almacenan en un lugar centralizado, para que los empleados puedan acceder fácilmente a ellos.
• Colaboración optimizada, Los empleados disponen de un único espacio para comunicarse. El trabajo en equipo mejora de forma continua.
• Aprobaciones rápidas: Los flujos de trabajo automatizados y las notificaciones inmediatas permiten aprobar documentos sin demora.
• Mayor responsabilidad: Todas las decisiones, actualizaciones y aprobaciones quedan documentadas y pueden revisarse.
• Menos trabajo manual: Al automatizar muchas tareas, los empleados ya no tienen que insistir por correo electrónico ni hacer un seguimiento manual del estado.
• Mayor cumplimiento normativo: El acceso basado en roles y los registros de auditoría refuerzan la seguridad.
• Mejor comunicación: Las notificaciones garantizan que todas las personas implicadas estén al tanto de cada paso del proceso en tiempo real.
• Preparado para acompañar el crecimiento de la empresa: El portal está diseñado para crecer junto con la empresa a medida que esta entra en nuevos mercados o lanza nuevos productos.
• Mayor productividad en el día a día: Todos los procesos operativos diarios se actualizan de forma continua. Esto hace que el trabajo cotidiano sea más fiable, sencillo y rápido.