eConsulting

Descripción

Nuestro cliente, uno de los mayores grupos empresariales de Ucrania y un importante minorista con más de 700 tiendas en todo el país, quería mejorar sus programas de formación y desarrollo para sus empleados. Con intereses empresariales muy diversos, que abarcan desde la producción de alimentos hasta la banca, la informática, la logística y la hostelería, la empresa se enfrentaba a grandes dificultades para gestionar las necesidades de formación y desarrollo de sus empleados en todos sus sectores. El grupo quería implantar un sistema HCM para crear una plataforma centralizada que permitiera contratar e incorporar a nuevos empleados, gestionar su formación y desarrollo, medir su rendimiento y llevar a cabo actividades relacionadas con la retribución. Colaboró con eConsulting, una empresa de soluciones HCM que, con un equipo de 60 consultores altamente cualificados y más de 500 certificaciones, es el mayor socio de Cornerstone OnDemand (CSOD) de Europa. También colaboró con Cornerstone OnDemand, una empresa líder en soluciones de software en la nube para la formación y la gestión del talento.

Reto

La parte más compleja del proyecto fue la alineación de los procesos de negocio (Business Process Alignment, BPA), que marcó el inicio del proyecto. La BPA implicó colaborar estrechamente con el cliente para analizar sus procesos específicos. Como operaba en una amplia variedad de empresas especializadas, sus procesos eran muy distintos. Nuestro objetivo era identificar los aspectos comunes y crear un marco de sistema unificado. Este proceso incluyó analizar las funcionalidades del sistema, como las notificaciones por correo electrónico, los flujos de aprobación y la gestión de formadores, entre otras. Trabajamos conjuntamente para elaborar un mapa completo de los requisitos esenciales del sistema, un paso clave para garantizar que este respondiera a las necesidades del cliente. Para aclarar cómo imaginaba el cliente el sistema y entender cómo funcionaría, fue necesario mantener una comunicación constante y explicar cada detalle. Era importante transmitir la viabilidad de sus ideas y explicar los pasos necesarios para llevarlas a cabo.

Solución

Tras completar la BPA, iniciamos la fase de implementación. Organizamos el trabajo con reuniones todos los jueves para hablar de los avances y los resultados. Además, una vez por semana celebrábamos una reunión aparte con un representante de CSOD para comentar las novedades del proyecto y abordar cualquier cambio de prioridades.

El proyecto se planteó en dos fases. En la primera, implementamos con éxito cuatro módulos:

1. Implementación del módulo CSOD Core: este módulo es la base del sistema y define aspectos fundamentales como la creación de usuarios, el diseño de la página de inicio de sesión, la configuración del menú y los ajustes de los botones, entre otros.
2. Implementación del módulo de aprendizaje de CSOD: este módulo funciona como plataforma central para gestionar, asignar, automatizar y hacer seguimiento de la formación obligatoria. También ofrece experiencias de aprendizaje personalizadas, virtuales o presenciales, para impulsar el desarrollo de los empleados.
3. Implementación del módulo de rendimiento de CSOD: este módulo facilita la evaluación del rendimiento de los empleados y la valoración de sus objetivos.
4. Implementación del módulo de selección de personal de CSOD: un sistema adaptado a las necesidades de contratación del cliente que le ayuda a encontrar a las personas adecuadas y vincularlas con los puestos más apropiados, con una experiencia integral desde la búsqueda de empleo hasta la firma de la carta de oferta.

Además, llevamos a cabo lo siguiente:

1. Inbound Data Feed / Edge Import - Organizational Unit (IDF User/OU): esta función esencial permitió cargar usuarios y toda la estructura organizativa en el sistema, incorporando datos clave y garantizando una integración fluida.
2. Single Sign-On (SSO) - OAuth 2.0 personalizado: desarrollamos un proyecto de SSO a medida en colaboración con CSOD para responder a las necesidades específicas del cliente. Más adelante, el cliente se dio cuenta de que necesitaba otro SSO independiente para un entorno distinto, así que asignamos recursos con agilidad para ofrecer esta solución adicional.
3. Servicios web
4. Página de inicio de sesión personalizada (CLP)
5. Página de bienvenida, paquete de diseño de plantilla: nuestros especialistas facilitaron al cliente los requisitos técnicos y se aseguraron de que el diseño del sistema estuviera en consonancia con su imagen de marca.
6. Administración externalizada (OA): el equipo del proyecto dedicó horas adicionales para atender las nuevas ideas del cliente, que quedaban fuera del alcance inicial del proyecto.
7. Libro de configuración: este documento detallado describía toda la arquitectura y la configuración del sistema, y servía como referencia para reconstruirlo y replicarlo en caso de fallo del servidor.

Para responder a las necesidades del cliente en materia de administración del sistema y generación de informes, también organizamos un taller sobre roles y permisos de seguridad y otro sobre Reporting 2.0.

Lamentablemente, debido a circunstancias imprevistas relacionadas con la invasión rusa de Ucrania en febrero de 2022, el proyecto se interrumpió al final de la primera fase y todavía no se ha retomado.

Entre las tareas previstas para la segunda fase se encuentran las siguientes:

• Implementación del módulo de incorporación de CSOD
• Implementación del módulo de compensación de CSOD
• Consultoría de negocio, alineación de procesos de negocio (BPA) para la segunda fase
• Formación específica para administradores
• Elaboración de libros de configuración para los módulos que se implementarán durante la segunda fase

Nuestro equipo recomendó el orden de las tareas de cada fase al detectar que el cliente necesitaba más tiempo para preparar módulos como los de compensación e incorporación. Propusimos este plan de acción para llevar a cabo el proyecto con la máxima eficiencia.

Resultados

Durante el periodo de administración externalizada, eConsulting fue el punto de contacto para todas las solicitudes que quedaban fuera del contrato inicial. Dadas las circunstancias geopolíticas actuales y la suspensión del proyecto, es difícil cuantificar los beneficios concretos de la implementación para el cliente.

No obstante, nuestro cliente valoró especialmente los siguientes aspectos:

• Disponibilidad: mantuvimos un nivel de disponibilidad excepcional y nos aseguramos de que el cliente pudiera contactar fácilmente con nosotros, también para reuniones puntuales.
• Rapidez de respuesta: nuestro equipo respondió con rapidez y ofreció soluciones o respuestas en un plazo muy breve.
• Flexibilidad lingüística: superamos las barreras idiomáticas ofreciendo nuestros servicios en el idioma preferido del cliente, lo que facilitó una comunicación y un acompañamiento eficaces.
• Cumplimiento de los plazos: cumplimos sistemáticamente todos los plazos del proyecto, demostrando nuestro compromiso con la entrega puntual y fiable de resultados. Este proyecto pone de relieve la importancia de alinear correctamente los procesos de negocio, un factor clave para alcanzar el éxito.

Si tu empresa necesita ayuda para implantar y visualizar procesos, así como para evaluar su valor, no dudes en ponerte en contacto con nosotros: https://shop.econsulting.co/advisory-services/19,business-process-alignment-workshop.