Beegleton Intelligence

Descripción

Una web no solo tiene que mostrar información: también puede resolver problemas reales de una empresa. Llevábamos varios años ayudando a este cliente con su web, pero las solicitudes de becas seguían gestionándose manualmente mediante formularios interminables, correos electrónicos y archivos adjuntos. Creamos Scholarship Manager: un único sistema digital que centraliza todo el proceso —solicitudes, peticiones de información adicional, comentarios, decisiones y estadísticas—.

Reto

Las solicitudes se enviaban a través de un formulario web muy largo y llegaban a una bandeja de entrada de correo, desde donde había que reenviarlas a la junta directiva. Las preguntas, las peticiones de información adicional y los comentarios se gestionaban por correo electrónico. A veces alguien respondía solo a quien había enviado el mensaje, en lugar de a todo el mundo; los archivos adjuntos acababan en distintos hilos y algunos miembros de la junta habían visto una solicitud mientras que otros no. Cuando llegaba el momento de decidir, era difícil tener una visión clara de la situación.

Solución

En lugar de limitarnos a mejorar la página web, creamos un sistema que cubre todo el proceso. Las solicitudes se presentan mediante un formulario más sencillo y claro y pasan directamente a la plataforma, donde el comité puede iniciar sesión y:

• Consultar todas las solicitudes recibidas
• Seguir su estado, desde la recepción hasta la decisión
• Comentar cada solicitud directamente
• Solicitar información adicional sin tener que intercambiar correos por separado
• Enviar confirmaciones y comunicar las decisiones
• Consultar estadísticas sobre el número de solicitudes y los importes concedidos
• Comparar los resultados de este año con los de años anteriores

Resultados

Menos gestión administrativa, una visión más clara y un proceso mucho más ágil, tanto para quienes presentan solicitudes como para el equipo que las tramita. Todo lo que antes estaba repartido entre correos y archivos adjuntos ahora está en un mismo sitio, con estados claros, comentarios compartidos y estadísticas comparativas año tras año. El proyecto también demuestra que una página web puede convertirse en una auténtica herramienta de negocio: a veces, la solución no es añadir otro formulario o implantar un sistema estándar, sino crear la herramienta que la empresa realmente necesita, más rápido y con menos costes de lo que era posible hace solo unos años.